Por que a empresa com exames em dia ainda é autuada

Resposta rápida. Quase toda autuação por exame vencido não vem do periódico atrasado. Vem dos quatro exames que não entram em ciclo de calendário: o de retorno ao trabalho depois de 30 dias de afastamento, o de mudança de riscos ocupacionais, o demissional e o próprio envio do S-2220 ao eSocial. A planilha fica verde e a empresa é autuada mesmo assim.

O problema não é a data. É o gatilho

Controle de vencimento de exame é quase sempre construído do mesmo jeito: uma planilha com nome, função, data do último ASO e data do próximo. Funciona bem para o periódico, porque o periódico tem ciclo. Não funciona para nada mais.

Os outros exames da NR-7 não vencem. Eles disparam. E um gatilho não aparece em coluna de data, aparece quando alguém volta de licença, muda de setor ou é desligado. Por isso a empresa olha a planilha, vê tudo verde, e mesmo assim toma auto de infração.

Os cinco exames e o que realmente dispara cada um

As seis armadilhas, em ordem de frequência

1. Rodar periódico por idade

Muita empresa ainda aplica a regra antiga, anual para quem tem menos de 18 ou mais de 45 anos e bienal para o resto. A NR-7 vigente não trabalha assim. A periodicidade é definida pela exposição aos riscos identificados no PGR e pela existência de condição crônica que aumente a suscetibilidade, não pela idade. Quem segue o critério velho erra nos dois sentidos: deixa vencer quem tem exposição e gasta exame em quem não precisa.

2. Esquecer o retorno ao trabalho

É a campeã. Afastamento de 30 dias ou mais exige exame antes da volta, e a regra vale também quando o afastamento não tem nada a ver com o trabalho. O colaborador quebra a perna jogando bola, fica 45 dias fora, volta na segunda-feira e senta no posto. A planilha de periódico continua verde, e a empresa está irregular desde o primeiro minuto daquele retorno.

Além da autuação, há o efeito prático: é exatamente nesse exame que se avalia se o retorno precisa ser gradual ou com restrição. Pular o exame é também pular a chance de evitar a reincidência.

3. Fazer o exame de mudança depois da mudança

A norma diz obrigatoriamente antes da data da mudança. Na operação, a promoção sai na folha, a pessoa já está no setor novo e o exame é agendado para a semana seguinte. Está errado, e é um erro documentado, porque a data do ASO e a data da alteração contratual estão as duas registradas.

Vale lembrar que mudança de riscos não é só mudança de cargo. Trocar de turno, de linha ou de máquina pode mudar a exposição sem mudar o nome da função.

4. Tratar a dispensa do demissional como automática

A dispensa existe, mas é condicionada ao prazo do último exame clínico ocupacional, 135 dias nos graus de risco 1 e 2 e 90 dias nos graus 3 e 4, e precisa estar amparada no PCMSO. Aplicar a dispensa sem conferir a data, ou usando o prazo do grau de risco errado, transforma uma economia de um exame em um passivo trabalhista com prova pronta.

5. Ter o ASO e não declarar no eSocial

Esta é a armadilha mais moderna e a mais invisível. O exame foi feito, o ASO está assinado e arquivado, e o evento S-2220 não foi enviado, ou foi enviado depois do dia 15 do mês seguinte. Do ponto de vista documental a empresa está em dia. Do ponto de vista do sistema, não existe exame.

A inconsistência fica registrada na própria declaração da empresa, o que torna a autuação mais simples de sustentar do que uma falta encontrada em auditoria de pasta.

6. PCMSO que não acompanhou o PGR

O PCMSO deriva do inventário de riscos. Quando o PGR é revisado e aparece um agente novo, ou muda a avaliação de um existente, o PCMSO precisa acompanhar, e isso costuma mudar a periodicidade e os exames complementares. Empresa que revisa PGR e não revisa PCMSO fica com dois documentos que se contradizem, e a contradição é o primeiro item que um perito olha.

Como montar um controle que pega os gatilhos

A correção não é comprar sistema. É mudar o que o controle observa.

1. Uma linha por evento, não por pessoa. O controle precisa de entrada quando alguém se afasta, muda de função e é desligado, não só quando o periódico vence.
2. Integre com a folha e com o ponto. Afastamento de 30 dias já está registrado em algum lugar. Se o controle de SST não lê esse dado, alguém vai ter que lembrar, e não vai.
3. Trave a mudança de função no processo. Alteração contratual que muda exposição não deveria ser efetivada sem ASO anterior. Isso é regra de processo em RH, não de SST.
4. Concilie ASO emitido com S-2220 enviado, todo mês. A diferença entre as duas listas é a sua exposição real. Faça isso antes do dia 15, não depois.
5. Amarre a revisão do PCMSO à do PGR. Um não fecha sem o outro.

Perguntas frequentes

Qual é a periodicidade do exame periódico na NR-7?

Anual para trabalhadores expostos aos riscos identificados no PGR e para quem tem condição crônica que aumente a suscetibilidade, podendo ser em intervalo menor a critério do médico. Bienal para os demais. O critério é a exposição, não a idade.

Quando o exame de retorno ao trabalho é obrigatório?

Após afastamento de 30 dias ou mais por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não. Deve ser realizado antes do retorno às atividades, e é nele que se avalia a necessidade de retorno gradual ou com restrição.

O exame de mudança de função pode ser feito depois da mudança?

Não. A NR-7 determina que o exame por mudança de riscos ocupacionais seja realizado obrigatoriamente antes da data da mudança. A comparação entre a data do ASO e a data da alteração contratual é prova documental direta.

Quando o exame demissional pode ser dispensado?

Quando o exame clínico ocupacional mais recente tiver sido realizado há menos de 135 dias, em organizações de grau de risco 1 e 2, ou há menos de 90 dias, nos graus 3 e 4, conforme a NR-4, e desde que amparado no PCMSO.

Ter o ASO arquivado é suficiente?

Não. O evento S-2220 precisa ser enviado ao eSocial até o dia 15 do mês seguinte ao exame. ASO válido sem evento transmitido é inconsistência declarada pela própria empresa.

O que acontece se o PCMSO não for revisado junto com o PGR?

Os dois documentos passam a divergir sobre os riscos e, por consequência, sobre a periodicidade e os exames complementares exigidos. Essa divergência é facilmente identificável em fiscalização e em perícia judicial.

O que levar daqui

Controle de exame vencido é um problema resolvido há décadas. Controle de exame disparado por evento é o que a maioria das empresas ainda não tem, e é onde está quase toda a autuação. Se o seu controle hoje é uma planilha de datas, ele cobre um dos cinco exames e deixa três abertos.

Fazemos esse controle por evento, conciliado com o eSocial, dentro de gestão de saúde ocupacional. Vale ver também o calendário de obrigações de SST de 2027, que traz os prazos do eSocial e os gatilhos de revisão do PGR e do PCMSO. Fale com a nossa equipe técnica e comece por um diagnóstico do que já está em aberto.

Fontes

• NR-7, itens 7.5.8 a 7.5.11, sobre periodicidade, retorno ao trabalho, mudança de riscos ocupacionais e demissional.
• Prazos de validade dos exames ocupacionais por tipo.
• Tabela de prazos de envio ao eSocial, para o evento S-2220.